Selon une étude, 55% des PME interrogées ont admis ne pas utiliser de système de gestion des actifs permettant un audit. Cela signifie que seulement 17% des entreprises réalisent pleinement leur potentiel économique. Les immobilisations sont les actifs à long terme dans lesquels les entreprises investissent et utilisent pour la production de stocks et de revenus. Lors de l’achat, les immobilisations doivent être notées dans les livres et être utilisées au moins un an, sinon plus, ce qui explique pourquoi il est si important de suivre leur emplacement physique ainsi que le statut de la maintenance, le niveau d’amortissement et d’autres données. C’est l’essence même de l’asset management, et comme les actifs représentent souvent les dépenses les plus importantes d’une petite ou moyenne entreprise, ne pas les contrôler revient à jeter de l’argent.
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Contrôle des feuilles des actifs
Les gens sont généralement réticents au changement, même s’il est prouvé qu’il est avantageux de modifier un système, un modèle ou un outil. Les raisons pour lesquelles les individus et les organisations s’opposent au changement du statu quo sont nombreuses, allant de la crainte de perdre le contrôle à la peur de l’inconnu. Cela peut expliquer pourquoi tant d’entreprises sont prêtes à s’en tenir aux feuilles de calcul pour la gestion d’actifs. Or, des études montrent que 88% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Beaucoup de ces erreurs sont le résultat de mauvaises calculs, mais la saisie manuelle est également à blâmer, car les humains ont tendance à faire une erreur de saisie tous les 300 caractères. Cela se traduit par des vérifications inexactes, qui entraînent des problèmes plus importants tels que des évaluations erronées et des factures d’impôts plus élevées. S’il est possible de demander à une autre personne de revérifier les feuilles de calcul, le passage à un système automatisé est la solution la plus efficace. Plus d’informations sur le site de Seven Asset management Paris
Les actifs fantômes représentent un fardeau financier majeur
Un actif fantôme est un actif fixe qui apparaît dans le grand livre mais ne peut pas être comptabilisé dans la vie réelle car cet actif a été perdu, volé, rendu inutilisable. L’actif fantôme n’a peut-être jamais existé au départ, mais semble être réel à cause d’une erreur comptable. Non seulement les actifs fantômes ralentissent la productivité (rechercher un actif nécessaire, tel qu’un ordinateur portable ou un véhicule, est une perte de temps inutile et peut interférer avec des projets générateurs de revenus), mais ils comptent quand même pour les obligations fiscales et d’assurance de l’entreprise. En conséquence, les entreprises paient souvent leurs impôts au-delà de 20% .
Utiliser un logiciel d’asset management
Investir dans la gestion automatisée des actifs est aussi simple que de télécharger le logiciel et de doter vos employés des outils dont ils ont besoin pour suivre leurs actifs. Il s’avère que le simple code à barres est la pierre angulaire de nombreux systèmes de gestion de premier plan. Des entreprises comme Amazon utilisent des codes à barres sur leurs actifs et leurs stocks. Cela les aide à suivre des milliards de livraisons de leurs entrepôts aux portes des clients. Dotez vos employés d’un scanner de codes à barres, d’un ordinateur portable ou même d’un smartphone, pour pouvoir mettre à jour votre base de données en temps réel.
L’un des avantages de la gestion automatisée des ressources est qu’elle peut vous aider à conserver une longueur d’avance: à partir du moment où vous entrez une immobilisation dans le système, votre logiciel peut amortir avec précision sa valeur. Cela permet non seulement le bon fonctionnement de votre entreprise, mais assure également le respect des obligations fiscales afin d’éviter des audits IRS coûteux et pénibles.
