Les entreprises ne peuvent plus rester indifférentes face à l’importante révolution numérique que le monde rencontre actuellement. L’ensemble de leur organisation est concerné par des possibilités de changements de la relation client, en passant par la production et le management du personnel. Sur ce dernier point justement, la digitalisation est assez pertinente.
Sommaire :
Optimisation des processus RH dans leur ensemble
Le premier intérêt de la digitalisation est la possibilité de limiter l’utilisation du papier. Les documents physiques sont encombrants et il peut être difficile de s’y retrouver. Le service des ressources humaines est tout particulièrement concerné avec les dossiers des employés qui s’empilent dans les armoires ou dans les rangements des entreprises. La numérisation est donc intéressante, car elle permet de centraliser des données essentielles accumulées depuis des années dans un système informatique sécurisé. Il suffira alors d’effectuer quelques clics pour accéder à toutes les informations nécessaires. L’automatisation offre alors plus de praticités, mais aussi de traçabilités. Par ailleurs, la confidentialité est meilleure, car il est possible de réglementer les personnes autorisées à consulter les informations.
En outre, avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des workflows RH, les équipes des ressources humaines peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement. Les processus de traitement des différentes tâches bénéficient d’un niveau d’automatisation plus important. On optimise également les circuits de validation pour gagner en productivité et en précision. En effet, avec des procédures numérisées, les risques d’erreurs seront considérablement réduits. Derrière, il y a un gain énorme de temps et d’énergie. De quoi donner la possibilité aux collaborateurs de se concentrer sur des actions plus valorisantes pour l’entreprise. De plus, le département des ressources humaines est le pilier qui assure une bonne relation entre les employés et la direction. Les entreprises ont donc intérêt à ce que le service RH fonctionne correctement pour répondre aux attentes des collaborateurs.
Optimisation des coûts pour faire des économies
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La dématérialisation RH revêt aussi un intérêt financier certain. Plusieurs économies peuvent être réalisées par les entreprises. L’exemple le plus évident est la baisse considérable du nombre d’impressions à réaliser. Les bulletins de paie, les formulaires d’informations, etc., tout peut se rédiger et s’envoyer électroniquement. Les impacts se feront vite ressentir au niveau de la trésorerie. En effet, on parle de 33% à 67% de réduction des dépenses. En outre, la digitalisation permet également de baisser les coûts relatifs à l’archivage et au stockage des documents. Les organisations pourront engranger des fonds pour le développement des activités, améliorer la compétitivité et faire face à la concurrence sur leur marché.
Néanmoins, il sera nécessaire d’investir dans les solutions adéquates pour que cette digitalisation soit effective. Les dépenses à cet effet peuvent être assez conséquentes. Cependant, il faut penser au retour sur investissement qui est assez rapide pour ce type de changement. Il est également possible de faire appel à des professionnels comme Dokmee pour faciliter la tâche. Des experts en la matière peuvent se charger de mettre en place une stratégie de déploiement réellement efficace. Au vu des intérêts que peut apporter la transformation numérique, les ressources humaines ne sont sans doute pas le seul service qui peut en tirer avantage.
