La gestion des notes de frais est l’une des tâches que détestent de nombreux professionnels. Heureusement de nos jours, il existe de solution de gestion de notes de frais qui rendent les choses beaucoup plus simples. Mais encore, faudrait trouver un outil complet capable de vous faire gagner du temps en gérant de manière optimale et personnalisée les notes de fraisa. Vous trouverez dans cet article tous les éléments essentiels à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel de gestion de notes de frais.
Sommaire :
Assurez-vous d’avoir un logiciel de gestion personnalisable et mobile
Lorsque vous décidez d’acquérir pour votre entreprise un logiciel de gestion des notes de frais, il est essentiel que celui-ci soit adapté à vos besoins. De ce fait, vous devez vous assurer que ledit logiciel est personnalisable afin de s’adapter au mode de fonctionnement de votre entreprise. Ainsi, que vos besoins concernent le taux de TVA, les catégories de dépenses, la politique de frais, la connexion avec votre banque, il est indispensable que les développeurs de votre application puissent vous répondre favorablement. De même, en sachant que les notes de frais concernent les professionnels en déplacement, il est préférable que le logiciel de gestion puisse être couplé avec une application mobile. Cela suppose qu’au moment de faire votre choix, vous devez vous assurer que le logiciel de gestion des notes de frais puisse vous accompagner partout. Cela vous fera à coup sûr gagner du temps puisque vous pouvez en temps réel scanner votre facture et faire parvenir directement à votre manager en prenant soin d’y apporter toutes les informations nécessaires. Vous allez ainsi éviter le stress lié à la perte d’une note de frais. Prenez donc le temps de vérifier que le logiciel qui vous est proposé dispose d’un scan intelligent de qualité et qu’il est en mesure de fonctionner même sans réseau.
Intéressez-vous à l’ergonomie du logiciel pour une gestion optimisée
Si de plus en plus d’entreprises se tournent vers ce type de solutions pour la gestion des notes de frais, c’est bien parce que cette tâche est loin d’être une partie de plaisir. C’est pour cela qu’au moment de faire votre choix, vous devez vous assurer qu’il vous permettra de gagner du temps. Ainsi, avec des logiciels comme N2F, chaque employé n’aura que 10 minutes par mois à consacrer pour ses notes de frais, le service comptable quant à lui voit sa tâche divisée par 4. Lorsque vous faites le choix d’un logiciel ergonomique, vous pouvez avoir des catégories qui sont classées par couleur ou encore un scan capable de mettre en relief chaque information importante de la facture. Tout cela vous permet d’avoir une meilleure analyse des notes de frais. Votre logiciel de gestion des notes de frais doit entre autres être en mesure de vous permettre d’effectuer des requêtes multiples et croiser les informations afin d’obtenir rapidement les données dont vous avez besoin.
Optez pour un logiciel de gestion avec une maîtrise du budget
Le but d’un logiciel de gestion des notes de frais est de, non seulement vous faire gagner du temps, mais aussi vous permettre de réaliser des économies. Pour cela, il doit avant tout vous permettre d’avoir une maîtrise parfaite des différentes dépenses. Ainsi, le logiciel doit pouvoir vous laisser déterminer des plafonds de dépenses par exemple dans le cadre d’un déjeuner au restaurant. De ce fait, il est essentiel qu’il dispose d’un système d’alerte pour vous indiquer si un collaborateur a dépassé son plafond ou si ce dernier a par exemple enregistré une note de frais un jour où il ne travaille pas. Cela vous permettra de voir notamment la fiabilité des notes de frais et de décider si la dépense doit être remboursée ou non.
Vérifiez la conformité à la législation et la disponibilité d’une équipe
S’il est vrai que le logiciel de gestion des notes de frais vous soulage énormément, vous ne devez pas cependant perdre de vue le fait qu’il faut être en règle. Vous n’ignorez pas qu’un contrôle URSSAF peut intervenir de façon inopinée, il est alors nécessaire de prendre le risque de subir un redressement fiscal. Il est alors nécessaire de vous assurer d’avoir un archivage à valeur probante pour stocker sur un support informatique vos factures et les présenter au moment opportun. Vous devez veiller à ce que tout soit paramétré selon les règles en vigueur. De même, la disponibilité d’une équipe est un critère dont vous devez tenir compte pour vous décider. Si vous souhaitez avoir un logiciel de notes de frais personnalisable, il est indispensable d’avoir une équipe à vos côtés pour non seulement vous conseiller, mais aussi prendre en compte vos demandes spécifiques avec les développeurs. Il ne sert donc à rien de vous précipiter, prenez le temps de peser le pour et le contre avant de vous décider.
