Les réunions et les séminaires font partie des activités courantes de la vie d’entreprise. Au cours d’une année, ils peuvent avoir lieu plusieurs fois. Lors de ces événements professionnels, de nombreux sujets sont abordés et différents collaborateurs. L’un des critères qui conditionnent la réussite d’un séminaire, c’est le choix de la salle à Lyon, qui doit être un lieu convivial, doté d’une bonne lumière naturelle et pouvant accueillir suffisamment de personnes pour que les réunions de travail se passent au mieux et puisse fédérer ses participants.
Voilà pourquoi il faut la sélectionner avec soin. Pour vous aider, nous avons réuni ces quelques conseils d’experts pour une bonne organisation de séminaire. Je remercie par avance l’annuaire professionnel Cubelist pour cet article.
Sommaire :
Privilégier les visites
De nos jours, avec le phénomène 2.0, il est possible de tout faire sur internet. En quelques clics, vous pouvez réserver la salle de réunion que vous voulez, sans vous déplacer. Certes, cette option est intéressante, notamment pour ceux qui ne disposent pas de beaucoup de temps pour chercher. En comparant quelques annonces en ligne et en sélectionnant les meilleures offres, on peut faire de bonnes affaires.
Toutefois, il est toujours préférable de visiter les salles, en prenant des rendez vous sur demande – sauf bien sûr si vous l’avez déjà fait précédemment. Sur place, des détails peuvent changer les choses, et même si les photos sont déjà une bonne chose, une visite ne fera que confirmer votre avis sur un endroit, ou au contraire le réfuter. Prévoyez une journée d’étude (ou même plusieurs journées d’étude si nécessaire) pour trouver le lieu idéal à Lyon.
Agencement de la salle
Les équipements et l’agencement de la salle en général sont des critères importants car pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions, toutes les pièces doivent être bien équipées (d’une bonne connexion haut débit, d’un vidéo projecteur, etc.) et éclairées par la lumière du jour. Parmi les matériels indispensables dans une salle de séminaire, il y a le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, les micros, les ordinateurs…
Quant à l’agencement, la plupart des professionnels choisissent par exemple des salles modulables car c’est une solution plus pratique pour organiser un séminaire. Elles doivent aussi disposer d’une bonne sonorisation. Ainsi, les réunions et le cocktail se succéderont dans une seule grande pièce. Ici, il est aussi important de choisir de bons prestataires pour le service gastronomique, qu’il s’agisse de cocktails, de viennoiseries, d’un buffet ou encore d’un apéritif dînatoire. Quoi qu’il en soit, il est préférable de choisir une salle située dans un cadre exceptionnel, endroit prestigieux ou lieu atypique, comme un hôtel de luxe ou un château car l’image de votre entreprise est en jeu. Le www.chateau-de-saint-priest.com constitue par exemple un lieu de séminaire à Lyon parfait car c’est un lieu unique et convivial qui vous permettra de réaliser des séminaires résidentiels.
Le prix
Organiser un événement ou des séminaires d’entreprise, c’est aussi prévoir un budget à l’avance est indispensable. Ainsi vous pourrez plus facilement sélectionner les salles qui vous conviennent d’un point de vue financier. Demandez un devis car c’est la meilleure façon de comparer les offres. Certains loueurs proposent un forfait à la carte ou à la demi-journée, ainsi vous ne paierez que ce que vous consommez ou le temps que vous y passez. Renseignez-vous sur les différentes options et faites vos calculs en conséquence.
Pensez aussi à faire vos réservations à l’avance car les tarifs ont tendance à grimper considérablement en automne et en été, période où les séminaires se succèdent. Prendre de l’avance vous permettra donc de bénéficier de tarifs préférentiels. Ainsi, vous disposerez de plus de ressources pour mettre au point les détails du séminaire d’entreprise ou du team-building.
Les services sur place
N’oubliez pas de vous renseigner sur les services proposés par les salles de réunion à Lyon. Par exemple, est-ce que les salles de réunions ont une équipe qui s’occupe de l’accueil des convives ? Dispose-t-elle d’un service traiteur pour pouvoir organiser les déjeuners et les pauses café de votre journée de travail ? La location de salle inclue-t-elle les espaces extérieurs ou bien d’autres pièces où les collaborateurs pourront s’isoler ?
Bref, bien qu’il ne soit pas ici question d’un rallye ou de réceptions, il ne faut surtout pas négliger ce point car il assure le confort des participants. Connaître les services proposés vous aidera à mieux vous organiser. Sinon, discutez avec les propriétaires si vous avez des exigences particulières. En effet, vous ne trouverez pas forcément la salle idéale. Il faut faire des concessions et rester flexible. Ayez toujours des secondes options et des solutions de secours.
Enfin, avant de signer un contrat, consultez les avis des clients concernant les lieux de séminaire à Lyon. C’est une bonne référence vis-à-vis du sérieux dont fera preuve l’établissement. Bien entendu, vous pourrez aussi en juger par vous-même le jour des visites. Vous aurez déjà un aperçu de l’accueil qu’on vous réserve ainsi qu’à vos participants dès cet instant.
