Une bonne gestion de paie est essentielle pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Non seulement, elle contribue essentiellement à la confiance et la performance des salariés, mais elle garantit également le respect de la réglementation. L’externalisation de la paie est une solution utilisée par les entreprises actuelles.
Sommaire :
Les intérêts de l’externalisation de la paie
La paie est un élément incontournable, l’un des plus importants en matière de ressources humaines. Aucun retard n’est tolérable, au risque de susciter le mécontentement des salariés. D’ailleurs, une mauvaise gestion de la paie, ainsi que des erreurs dans le calcul de la paie, peuvent conduire une entreprise à de nombreux contentieux avec les employés. Celle-ci risque par la même occasion de graves conséquences financières suite aux contrôles sociaux. La paie ne doit pas seulement être traitée correctement, elle doit répondre à plusieurs enjeux. D’abord, elle doit être conforme aux législations sociales en vigueur (Convention Collectives, Droit du travail).
Elle doit aussi être organisée et se faire périodiquement suivant un calendrier précis. L’organisme chargé de la gestion de la paie doit respecter la date des versements des salaires ainsi que le traitement et l’envoi des charges sociales. Pour ces raisons, la paie doit être confiée à un organisme compétent et capable de répondre à tous les enjeux, en l’occurrence un prestataire spécialisé. L’externalisation paie Aix-en-Provence offre de nombreux avantages, dont la suppression des coûts d’une équipe dédiée en interne, l’absence d’erreurs, la réduction des risques de pénalités pour non-conformité. L’entreprise se libère des processus administratifs, des déclarations fiscales, de l’entité juridique chargée de la conformité de la paie, et pourra profiter d’un accompagnement personnalisé.
Fonctionnement de l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie consiste à faire appel à des experts pour leur confier la gestion de la paie. Cette solution remplace idéalement l’embauche de plusieurs collaborateurs dédiés à cette mission. Déléguer la paie à un prestataire externe est toutefois une démarche plus complexe qu’il n’y paraît. Ce faisant, l’entreprise doit préalablement définir les missions qu’elle souhaite déléguer. L’externalisation peut être partielle ou intégrale. Lorsqu’elle est partielle, elle s’oriente uniquement autour de l’édition de la paie, du calcul et de la déclaration des charges sociales. Lorsqu’elle est totale, le prestataire s’occupe de la gestion administrative du personnel, du suivi et conseil en droit social, du recrutement, des formations … Le prestataire peut aussi proposer une offre de service évolutive.
Quelle que soit sa forme, l’externalisation nécessite un échange régulier entre l’entreprise et le prestataire. Concrètement, elle se déroule en plusieurs étapes. Tout d’abord, l’entreprise est chargée de récolter les éléments variables tels que l’état civil des salariés, les contrats de travail, les variables de la paie, etc. pour les transmettre ensuite au prestataire de la paie telles que les primes, les heures supplémentaires et les absences. Par la suite, le prestataire saisit, contrôle et établit la paie des salariés, tout en s’assurant de respecter les réglementations en vigueur. Enfin, il se charge du traitement administratif et transmet les charges sociales aux divers organismes.
