Créé dans les années 80, l’ERP (pour « Entreprise Ressource Planning ») est un progiciel qui réunit en une seule base de données toutes les fonctionnalités utiles à la gestion d’une entreprise, comme la gestion des stocks, la comptabilité, la relation client, etc. L’ERP permet de gagner en temps et en productivité, et d’améliorer les processus.
En centralisant toutes les procédures informatiques, et en évitant de devoir les confier à des logiciels différents, l’ERP présente de nombreux avantages. Il faut néanmoins garder à l’esprit que son installation peut s’avérer coûteuse pour certaines entreprises, et qu’une formation est obligatoire pour les salariés, afin qu’ils soient dans la capacité d’utiliser le logiciel de la façon la plus efficace possible.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP ou PGI (progiciel de gestion intégré, en français) est un système informatique qui permet de gérer l’ensemble des données des différents services (souvent appelés « modules ») des entreprises. Il connecte toutes les fonctions entre elles, en les réunissant dans une seule base de données. Son rôle est d’homogénéiser le service informatique d’une entreprise. S’il est très utile pour de grandes sociétés, comme des multinationales, il n’en reste pas moins avantageux pour des structures plus modestes.
L’ERP a pour principal avantage la gestion centralisée de plusieurs branches informatiques d’une entreprise, comme la gestion des stocks, des achats, la comptabilité ; les contrôles de gestion, comme par exemple les budgets, la gestion commerciale, etc. Son installation représente un certain investissement financier, mais à plus long terme, elle permet de gagner en productivité et en temps.
Ayant vocation à être utilisé par tous les salariés, l’ERP nécessite une formation précise de leur part. Les intégrateurs de ces solutions proposent souvent d’effectuer cette formation dans leurs prestations.
Les avantages à l’installation d’un ERP
Plébiscité par de nombreuses entreprises, de toutes tailles, l’ERP présente un certain nombre d’atouts.
Centralisation d’informations
Il s’agit du principal atout du logiciel ERP : toutes les informations sont gérées au sein d’une plateforme unique, à laquelle tous les membres concernés ont accès. Les erreurs habituelles, souvent liées à de mauvaises restitutions d’informations entre les différents services, sont ainsi évitées, tout comme les éventuelles répétitions inutiles. Le partage d’information permet une bien meilleure coordination entre les services ; tout est plus fluide, et conduit à une prise de décision plus rapide. Cette meilleure organisation a des retombées positives sur la productivité de l’entreprise.
Gain de temps
De par son principe de fonctionnement même, un logiciel ERP en SAAS comme proposé par la société belge Integral génère forcément un gain de temps. Grâce à une organisation bien rôdée, les erreurs concernant la communication d’information sont largement diminuées ; l’ERP favorise aussi la diminution des saisies. Il développe une meilleure connexion entre les différents services de l’entreprise, d’où une meilleure réactivité.
Augmentation du chiffre d’affaires
D’une manière générale, tout est mieux maîtrisé à l’aide d’un ERP : la gestion de la relation client, la gestion des stocks et approvisionnements, la gestion de la comptabilité… Cette meilleure gestion entraîne une augmentation des ventes, tout en diminuant les coûts et les gaspillages. De plus, les salariés travaillant de manière plus claire et organisée, ils se voient plus motivés et productifs au sein de l’entreprise.
Un suivi plus abordable et sécurisé
Toutes les données étant regroupées en un seul endroit, les risques sont diminués, et le suivi des données se révèle beaucoup plus simple. Certains ERP sont hébergés sur des Cloud, ce qui vous permet de conserver une sauvegarde sécurisée de vos données en cas de pépin informatique.
Coût de la main-d’œuvre réduit
En automatisant certaines applications, l’entreprise peut réduire le nombre de personnes nécessaires à son bon fonctionnement.
Chiffres et procédures fiables
L’utilisation de tableurs Excel ne vous permet pas toujours d’obtenir des chiffres très précis, et peut conduire à des erreurs de saisie ou de calcul. Que ce soit pour les achats, le chiffre d’affaires ou la gestion de la marge, l’utilisation d’un ERP vous permet d’obtenir de chiffres bien plus fiables et proches de la réalité.
L’ERP, un outil fiable, sécurisant et efficace
En bref, gérer une entreprise via un ERP s’avère très avantageux, voire presque obligatoire. Meilleure organisation générale, suppression de nombreux dysfonctionnements, gain de temps, productivité accrue, chiffre d’affaires augmenté sont autant d’avantages à l’installation d’un ERP.
Cependant, avant toute décision, il est important de réfléchir aux besoins spécifiques de chaque pôle de l’entreprise. Il faut également prendre en considération l’investissement demandé, et se renseigner pour ne pas souscrire une offre trop importante, au regard de son activité.
Conclusion
L’adoption d’un ERP est devenue essentielle dans le cadre de la digitalisation des entreprises. Le choix de l’ERP est important. Le mieux est de s’orienter vers une solution SAAS, ce qui veut dire software as a service. Le coût mensuel d’un progiciel de gestion est devenu tout à fait abordable actuellement.
